Fokusera som en samuraj på hemmakontoret – 5 sätt att trivas med distansarbete

För en person som utför mentalt arbete är en god koncentrationsförmåga lika avgörande som en kniv för en slaktare – den ska vara vass och tillgänglig vid det tillfälle som krävs för jobbet. Men hur fokuserar vi i en tid när alla omkring oss tävlar om denna gyllene resurs och huvudet liknar en dator med för många flikar öppna? Så om du när du vaknar inte längre minns om din mobiltelefon är separat från din kropp och inte vet hur du ska känna dig fokuserad – ta hand om den ett steg i taget, välkommen till klubben med hundratusentals mentala arbetare!

Plötsligt verkar distansarbete väldigt enkelt. Vakna, öppna din dator, sätt dig ner och… arbeta. Den snabba digitaliseringen av arbetslivet ger oss möjlighet att vara tillgängliga, hårt arbetande och effektiva dygnet runt. Den senaste tiden har till och med att gå upp ur sängen blivit överskattat, eftersom arbetet har kunnat hanteras från den trygga fästningen som är filt och pyjamas. Bekvämt. När man dessutom sparar tid på att pendla och har en kaffemaskin på jour, borde vi ha mer tid att fokusera på det väsentliga – jobba, eller hur? Men det har vi inte. Åtminstone inte om man ska tro studier på välmående. Enligt hjärnforskare avgör koncentrationsförmågan kvaliteten på arbetet och välbefinnandet hos den som gör det. De senaste rönen om välfärd på jobbet ger inte en särskilt vacker bild.

Jämfört med de enorma framstegen inom tekniken, ser människan ut att vara en maratonlöpare som avancerar sin hjärna med mjölksyra. Det är som att man sätter i spikarna på sin egen kista med sitt springande, med bara en svar uppfattning om vad syfter med löpningen var. Den massiva övergången till distansarbete som utlösts av pandemin har lyft fram utmaningarna med mentala arbetares koncentration och välbefinnande. Hur fantastiska, anpassningsbara och lärande våra hjärnor än är, är de inte designade för att smälta det oavbrutna flödet av information i vår digitaliserade värld. Våra hjärnor är inte maskiner och kommer inte att fungera om vi inte använder och underhåller dem enligt bruksanvisningen. Därför bör vi stanna upp och göra koncentration till en hörnsten i allt vi gör. Här är fem sätt du kan ta hand om din hjärna och förbättra kvaliteten på ditt arbete, din prestation och ditt välbefinnande.

1. Sluta multitaska

Fokusera bara på en sak i taget. Punkt. Inga ursäkter. Alla neurofysiologer bekräftar detta. Kontinuerlig multitasking är som gift för hjärnan när den arbetar. Studier visar att kontinuerlig multitasking innebär lägre prestation i mentalt arbete, sämre beslut och lägre IQ vid tidpunkten för prestationen. Att hålla uppmärksamheten och höga kognitiva funktioner uppe är en energikrävande konst. Neural kommunikation bygger på ömsesidigt förstärkta signaler. Övergångar mellan oavslutade uppgifter ökar adrenalin och gör cellerna i nerverna tröttare. Som ett resultat blir koncentrationen, minnet och inlärningen lidande, men antalet misstag och mängden irritation och stress ökar. Enligt hjärnforskaren och doktorn i psykologi Mona Moisala är multitasking ett pseudo-arbete, där det skapas en bild av frenetiskt arbete utan att få något slutgiltigt resultat.
Enligt en studie minskar multitasking arbetseffektiviteten med upp till 40 %, och efter varje avbrott behöver du cirka 16 minuters extra arbetstid för att komma till samma kognitiva tillstånd för uppgiften som före avbrottet. Så om din hjärna och kvaliteten på ditt tänkande är verktygen för ditt arbete, stäng av orsaker till avbrott och utför uppgifter sekventiellt istället för att försöka göra flera uppgifter samtidigt. Det här är utmanande, det kan jag säga från erfarenhet. Du kanske inte kan stänga av din välmenande sociala kollega eller ditt barns rop på hjälp, men du kan fortfarande påverka många avbrott. Inga bekymmer, ingen kommer att märka det, även om du inte deltar i den hetaste Twitter-konversationen mitt under att skriva en rapport eller kollar din e-post varje kvart. Monotasking gör att du istället blir mer fokuserad, produktiv och smartare dag för dag.

2. Tydliggör dina mål

” Where focus goes, there energy flows.” Med andra ord, det vi fokuserar på, växer. Mentalt arbete kräver ett uppfriskat, energiskt tillstånd. Det är en process som är krävande men som samtidigt ger mycket. Att lyckas på jobbet kräver prioritering och en tydlig förståelse för vad som är huvudsyftet med ditt jobb vid varje tidpunkt. Jag vet att det här förstås är lättare sagt än gjort. Våra sociala medier svämmar inte alltid över på grund av krav på uppmärksamhet, men de gör ändå inte saken lättare. Men i slutändan bestämmer vi själva vilka ändamål vi ger de bästa timmarna av våra hjärnor till. Naturligtvis är prioritering svårare om du inte har tydliga mål, men försök vakna upp varje morgon och svara på det som har behov av uppmärksamhet. Detta var också min personliga akilleshäl under lång tid, tills jag hittade en lösning: Three Goals-regeln, som jag presenterar nedan. Regeln är från Chris Baileys bok ‘The Productivity Project’.

• Så här går det till:
  Varje morgon när du kommer till din arbetsplats (hemma) kom på och skriv ner tre mål du bestämmer dig för att uppnå under de kommande åtta timmarna. DET SKA FINNAS TRE ABSOLUTA OCH SPECIFIKA MÅL.
• Skriv ner dem… och uppnå dem

Så enkelt är det. Gör samma sak i början av vecka, fast på en större skala. Boken lovar att varje minut du lägger ner på att sätta upp ett mål kommer att återbetalas tio gånger så mycket så småningom. Att sätta upp ett mål (och prioritera dina handlingar) skapar en röda tråd i ditt arbete och hjälper dig att fokusera på rätt sak att göra mitt i ett ständigt flöde av information och distraktioner. Det är som ett spjutskaft bakom en spets. Utan skaftet och den rörelseenergin du ger den kommer spjutet inte att flyga, och spetsen kommer aldrig att sjunka in i mål. Tre mål är lätta att ha i åtanke, och du behöver inte bestämma dig för vad du ska göra härnäst varje gång. Dagens och veckans mål hjälper till att tydliggöra syftet med arbetet i ett bredare perspektiv och får en att fundera på om man fokuserar på rätt saker under dagen. Vad kan du hoppa över, och vad kan du kanske outsourcea?

3. Ditt hemmakontor är din stad

På gott och ont, har distansarbete kommit för att stanna. En återgång till det ”gamla”, åtminstone i samma skala, är osannolik. För introverta är detta kanske ett glädjande faktum som är acceptabelt för de flesta. Men istället för att lägga ner tid på att irritera oss över det, kanske vi kan passa på att skapa en arbetsmiljö som är bekväm för just oss. Distansarbete kräver samma mängd belysning, ergonomi och rätt typ av lokaler och utrustning för ditt arbete som förhållandena på ditt faktiska kontor. Så om ditt kontor fortfarande är i det där hastigt rensade hörnet av ditt köksbord, dina axlar har fastnat och din vardag surrar i bakgrunden, är väl det konstigt att koncentrationen och arbetet svajar?

Mentalt arbete kräver ett gynnsamt, lugnt och tyst utrymme för koncentration. Att kunna stänga dörren om sig är ett absolut plus, ett fönster till lyx. Brusreducerande hörlurar är ett absolut måste i mitt eget arbete som skribent, men jag tror att de också räddar vardagen för andra som jobbar mentalt. Eftersom ditt skrivbord är centrum för din produktivitet och fokus, lönar det sig garanterat att investera i det. Att spara in på att skaffa ett anständigt skrivbord kan visa sig i form av en spänd rygg, axlar och sinne. Att investera i ett tillräckligt stort och välordnat elektriskt höj-och-sänkbart bord betalar garanterat av sig själv. Hjärnan och kroppen fungerar bäst när de är väl syresatta, så att stå och gå vid ett skrivbord är ett enkelt och effektivt sätt att förbättra kvaliteten på ditt arbete.

Satsa även på belysning. Tillräckligt med ljus håller hjärnan optimerad och det blir lättare att koncentrera sig. På vintern ser den skarpa glödlampan till att du håller dig alert även under mörka dagar. Att placera bordet framför fönstret tillåter inte bara dagsljus utan också vila för ögonen under intensivt arbete framför en skärm. För att inte tala om underverken med att ventilera ett rum!

4. Pomodoro, eller 25 minuters regeln

Nu när du har valt dina mål, förhindrat avbrott och optimerat din arbetsstation för att stödja dina diamanthårda verksamheter, är det dags att se över din tidshantering. Arbete där man behöver koncentrera sig mentalt är som ett mycket krävande HIIT-pass för vårt tankecentrum. Det är därför vi ofta enkelt skjuter upp starten av krävande arbete och nöjer oss med de ”snabba vinsterna” som erbjuds av e-post. Du kan både fuska med pauser och ta hand om din hjärna med hjälp av Pomodoro tekniken. Modellen innebär att du i 25 minuter arbetar intensivt med en viktig uppgift, och sedan tar en kort paus. Efter fyra arbetspass blir det ett längre uppehåll som kan användas till lunch eller ett möte. Tekniken är särskilt effektiv när du ska göra något krävande eller något du känner dig obekväm med. När du vet att det bara tar 25 minuter är det psykologiskt lättare att komma igång och du är praktiskt mer produktivt. Med tiden skrev jag min egen forskning med hjälp av Pomodoro. Utan den metoden hade kanske avhandlingen fortfarande väntat på det där ”bra tillfället”.

5. Ta hand om din hjärna

Din hjärna är ett fantastiskt redskap som hjälper dig i nästan alla aspekter av livet. Ät tillräckligt med mat, av bra kvalitet, regelbundet. En grundläggande sak som lätt skjuts åt sidan. Hjärnan och optimalt mentalt arbete kräver dock ständigt med energi och näringsämnen. Att äta dåligt eller otillräckligt är den säkraste vägen till koncentrationssvårigheter och problematiskt distansarbete. Det finns en mängd information tillgänglig om näringsrik kost, och det är därför jag tar det för givet. Den allra nödvändigaste påminnelsen idag är dock att det mesta av vikten i hjärnan är fett, och intaget av essentiella fettsyror och vitaminer är en förutsättning för en bra hjärnfunktion. Som mellanmål är nötter och sallad toppad med olja ett bra val. Själv gillar jag också smörkaffe när det är ett långt och krävande projekt som kräver mycket koncentration framför mig. Finns det utrymme för förbättringar i din kost? Hitta och fixa till dem.

Stressa på lämpligt sätt. Träning och hjärnans välbefinnande är en välkänd duo. Under träning badar hjärnan i syre och hela kroppen får de substanser som behövs för koncentration och motivation: dopamin och endorfiner. Träning sänker också noradrenalin- och adrenalinnivåerna, som är en betydande hjälp för att hantera stress och därmed optimera hjärnans funktion. En av fördelarna med distansarbete är att du kan röra dig medan du arbetar och du kan mer flexibelt skapa ett träningsschema som passar dig. Om du vet att du äter lunch på ett Teams-möte, ta en kvart innan dess och ta en kort promenad. Personligen gillar jag att göra HIIT-rörelser mellan Pomodoro-sekvenserna och plötsligt har jag fått en timmes anständig träning utan att jag märkt det. Veteraner inom distansarbete svär vid gåband, de låter dig gå på promenad under möten utan att du behöver lämna ditt kontor.

Få tillräckligt med sömn. Mycket har sagts och skrivits om sömn, men sömnens avgörande roll för välbefinnandet, särskilt hjärnan, kan inte överbetonas. Ändå sover vissa människor fortfarande för lite. Själv behöver jag minst 7-8 timmar för att jobba. Sömnen tar hand om hjärnan, arbetsminnet och den belastning som stress medför. Sömnbrist å andra sidan försämrar intraneural funktion och arbetsminne, vilket visar sig som koncentrationssvårigheter, glömska, stresskänslighet och irritation. Särskilt utmanande uppgifter som kräver koncentration lider redan av 1-2 timmars sömnbrist. Så sov, kära du. Förresten… under distansarbete kan du ibland ta en tupplur istället för kaffe. Studier visar att 15 – 20 minuters sömn gör underverk för tänkande, koncentration och humör.

Trots allt så behöver vi alla kunna skratta, älska och göra det vi kallar distansarbete mitt i all denna coronaturbulens.

Översatt från finskt blogginlägg av Lisa Bendall.